OKRs for all: making objectives and key results work for your entire organization

Det här är ytterligare en lite mer strukturerad och omfattande bok som mixar OKR-teori med praktiska tillvägagångssätt vid implementation. Det gör att målgruppen ligger någonstans mellan dig som ska leda en implementation i roll som OKR champion till exempel och dig som till exempel ska stötta ditt eget team i att ta fram och följa upp på taktiska OKR:er.

Värt att lyfta på ögonbrynen för här är att Microsofts VD står citerad på omslaget med den starka rekommendationen “If you read just one book on OKRs, read this one.”. Detta får dock snabbt sin förklaring då författaren är grundare av OKR-mjukvaran Ally.io som för en tid sedan förvärvades av Microsoft och blev till Viva Goals vilket är Microsofts teams-integrerade OKR-mjukvara.

Omslaget kan även skryta med citat från Rick Klau som är lite av en OKR-kändis då han höll en Google-föreläsning om hur de arbetar med OKR som blivit upprinnelsen till många OKR-implementationer runtom i världen (1,2 miljoner visningar såhär långt!).

Efter att ha läst denna lite mer omfattande guide kan man konstatera två saker. Dels att det verkar ibland ha gått lite snabbt i både innehåll och korrektur med en del slarv och delar som inte känns helt genomarbetade. Men även att här finns väldigt mycket bra både om OKR-teori och kunskap från tusentals genomförda implementationer. Ganska snabbt blir det praktiskt och fokus skiftar från konstruktion och framtagande av OKR:er till roller i en implementation och hur man skapar alignment horisontellt och vertikalt.

Boken är även sprängfylld med exempel på OKR:er av varierande kvalité, kanske som ett resultat av ett fokus på mer praktisk tillämpning än teori. Många av exemplen begår nämligen brott på principer som att det är allt för vanligt med siffermål i objectives och key results som ser mer ut som objectives. Vid genomläsning rekommenderar jag nästan att helt hoppa över de infogade avsnitten från branschkolleger som skrivit essäer om områden som tangerar OKR men ibland är väldigt löst kopplade till bokens övriga struktur.

Om man sätter denna bok i relation till OKRs for dummies som är skriven av en OKR-konsult med stort fokus på det praktiska i implemenationer och vilket externt stöd man behöver där, så är det i denna bok en självklarhet att använda en OKR-mjukvara vilket medför att tex IT behöver vara en del av implementationsteamet. En intressantare del här är ett väldigt stort fokus på initiativ som kopplas till Objectives här (inte direkt till key results). Den första signalen om att ett systemstöd behövs i en implementation är nämligen just när man börjar vilja ha en bättre överblick över hur initiativ kopplade till OKR:er utvecklas – denna överblick är nära nog omöjlig i Excel/Google Sheets och väldigt svår att få till bra genom att kombinera olika programvaror. Viva Goals har dock naturligtvis bra stöd för detta!

Överlag är detta en bra genomgång av OKR i verkligheten med mycket praktisk vägledning. Jag saknar dock tydligare riktlinjer kring framtagandet av OKR:er (här finns tex inga formler att utgå från) och ett stort frågetecken är att den föreslagna vägen för att få alignment i en organisation är att team ska använda strategiska initiativ som objectives vilket är både lite unikt och medför en hel del utmaningar, mer om det nedan.

OKR-modellen i OKRs for all

Det alla böcker om OKR har gemensamt är att de valt lite olika vägar i vad som presenteras antingen som förutsättningar eller rekommendationer i en OKR-implementation. Dessa övervägningar kan ha väldigt stora implikationer för utfallet och chansen att lyckas få till en framgångsrik implementation, varför jag här ska försöka lyfta fram de avväganden som Vetri Vellore gör i denna bok.

Vertikal alignment

Utgångspunkten här är som nämnt att låta team ta fram taktiska objectives utifrån de strategiska initiativ som tagits fram som en del av arbetet med företagets gemensamma (strategiska) OKR:er. Detta innebär att varje OKR ska ha ett antal initiativ knutna till sig och längre ned i organisationen är förväntan att man ska arbeta med måluppfyllnad mot dessa projekt.

I boken framhålls detta som en ‘tight’ alignment vilket innebär att man genom att sätta tydliga strategiska initiativ kan styra arbetet väldigt tydligt från ledningshåll. Fördelen här blir att organisationen arbetar i hög grad i samma riktning, men samtidigt försvinner många av de viktigaste komponenterna i OKR som medarbetarnas engagemang i att ta fram egna mål och möjligheten att låta teamen välja vägen (initiativen) mot resultatmål för att ta vara på deras unika kompetens om just sitt ansvarsområde.

Det framförs att detta inte behöver vara den enda källan till ett teams objectives, flera perspektiv som interna utmaningar och stöttning av andra team tas också med för att sätta samman teamets OKR:er.

Utifrån detta perspektiv följer dock en bra diskussion om olika approacher även med tex ‘loose’ alignment där teamen tar fram sina objectives fritt men med fokus på de strategiska (en modell jag förespråkar). Det man tappar i alignment mot projekt kan man här istället vinna på faktiska resultat.

På detta vis täcks olika approacher in och överlåter till läsaren att avgöra vad som är rätt för hens organisation.

Roller i implementering

Här skiljer sig titlar och exakta ansvarsområden åt mellan olika vägledningar men även OKRs for All följer vad som etablerats som en gängse arbetsgrupp vid implementation.

• Executive Sponsor – en person i ledningsgruppen som säkerställer arbetet med strategiska OKR:er och commitment från ledningsnivå kring OKR
• VD / Avdelningschef – utan stöd från detta håll finns det helt enkelt inga förutsättningar för en lyckad OKR-implementation
• Strategi/operationell chef – om det finns en intern roll för strategisk samsyn, effektiviseringsprocesser osv
• HR-chefen – navigerar minfältet som rör OKR:er och kompensation / performance management
• OKR Champion – detta är att betrakta som navet i en implementation som stöttar hela organisationen i arbetet med OKR. En eller flera – beroende på organisationens storlek.
• Teamchef / medarbetare – båda dessa roller har olika informations och utbildningsbehov i en OKR-implementation.
• IT ansvarig – ledare som etablerar och följer upp på systemstöd för OKR-hantering

Det är ett bra perspektiv att se till alla i organisationen och mappa ut deras olika roller i en implementation, även om det kan se lite omfattande ut. En kontrast mot andra modeller här är att det saknas OKR ambassadörer vilket är en modell med en utvald OKR Champion och sedan ett antal ambassadörer som stöttar och leds av dennes arbete.

Rytm / cadence

I OKRs for all berörs detta område väldigt lite. Övergripande känns det som vi är på en plats nu där vi har etablerat årliga strategiska OKR:er (även om de inte alltid kallas strategiska, utan gärna ‘organisations-OKR:er) och kvartals eller tertiära team-OKR:er (taktiska).

Det är lite befriande att förklara att det är helt fritt fram att välja här, men för den absoluta merparten av organisationer är detta en takt som är både praktisk och funktionell.

Horisontell alignment

Värt att ta upp är ett förslag på cross-funktionella avstämningar som en del av horisontell alignment (där team stämmer av dels framtagandet och dels framstegen på sina OKR:er med andra team där de har beroenden). Detta är något som gärna uppstår naturligt när tex. ett marknadsteam ska leverera ett visst antal leads till en säljorganisation eller support är beroende av att ett visst antal buggar löses av ett utvecklingsteam, men genom att fånga in det som en del av OKR-arbetet kan det få en tydlighet och lite ytterligare verktyg för att bli produktiva möten.

Individuella OKR:er

I en värld där många OKR-implementerare avråder helt från att implementeras individuella OKR:er och andra uppmanar att vänta tills metoden fungerar bra i organisationen som helhet, är det överaskande att man här tar det som en naturlig del av en implementation.

Igen faller detta tillbaka på att det är här styrkan i en mjukvarulösning för OKR kommer in. Om du är försäljare av ett system finns det ett egetvärde av stickiness och att se till att alla i organisationen har ett konto i ditt verktyg. Min tanke är nog att denna rekommendation kommer ur detta mer än utifrån vad som är bäst för merparten organisationer i sig.

Är OKRs for all rekommenderad läsning?

Som erfaren OKR-implementerare finns det kanske inte så mycket nytt att hämta här mer än ett par intressanta val av hur metoden bäst implementeras. Som ny på området eller i startgroparna av en egen implementation kan jag dock tycka att detta är en av de bästa böckerna på engelska för att komma igång. Den är heltäckande, innehåller inga direkta felaktigheter eller rekommendationer som kommer skapa problem vid utrulllning (kanske bortsett detta med vertikal alignment då) och den kommer i ett format som är relativt lättillgängligt.

OKRs for all fungerar bra som engelskt komplement till Målstyrning med OKR utan direkta krockar i metoden eller tillvägagångsätt vid implementation.