OKR: Objectives & Key Results

Sätt mål som Google

Har du funderat på vad det är som gör att vissa företag lyckas och andra inte? Vad är det egentligen som skiljer framgångsrika organisationer från andra?

Av hundratals olika faktorer finns det en som sticker ut. Det visar sig nämligen att framgångsrika team och organisationer har tydliga mål och säkerställer löpande att de rör sig i riktning mot dessa.

Om du inte vet vart du ska spelar det ingen roll vilken väg du tar.

Lewis Carroll

Att ha ett tydligt mål räcker dock inte heller hela vägen. Målet behöver brytas ned, göras mätbart och följas upp för att löpande kunna säkerställa att man rör sig mote det.

Google hade turen att introduceras för OKR redan när man var ett trettiotal medarbetare. Med en fantastisk samling talanger såg man att man behövde tydliga, mätbara och aggressiva mål att samla sig runt för att få teamet att fokuserat arbeta i samma riktning. I backspegeln har Googles grundare berättat att OKR var en nyckel i den tillväxtresa som sedan tog vid och Googles implementation blev startskottet för metodens explosiva tillväxt det senaste decenniet.

Vad är OKR?

Grunden i OKR är så enkelt som några mål (objectives) och tillhörande nyckelresultat (key results). Ofta är de grupperade så att man har 3-4 objectives och varje objective har 3-5 tillhörande key results.

Skillnaden mellan ett objective och ett key result kan beskrivas i en enkel formel: Vi ska (Objective) vilket vi mäter med (key results).

Ett objective är följaktligen ett mål som pekar ut en riktning medan ett key result är något mätbart som ger oss svart på vitt om vi uppnått vårt mål eller inte. En tumregel är att om alla key results som tillhör ett objective är uppfyllda, så är även vårt objective det.

Ovan är ett enkelt exempel på en OKR med två key results. Notera att vi själva definierar hur vi mäter vårt objective genom de key results vi väljer. Det vill säga, är 9/10 mycket nöjda och personalomsättningen mindre än 8% så drar vi slutsatsen att vår personal är stolt över att arbeta hos oss.

Det finns några principer inom OKR som kan tillämpas olika men i grunden är viktiga komponenter för att få till en fungerande helhet. Dessa är,

• Transparens alla OKR som sätts i en organisation är tillgängliga (och gärna sökbara) för alla andra i organisationen. Att ha tillgång till organisationens övergripande (strategiska) OKRer är tex. en förutsättning för att själva kunna sätta sina OKRer
• Begränsning rekommendationen är att aldrig ha mer än 3-4 objectives och till vardera av dessa 2-5 key results i ett team. Detta är en förutsättning för att OKR ska kunna skapa fokus
• Alignment strategiska OKR ska sättas baserat i strategi, vision och mission. På teamnivå ska OKR sättas utifrån de strategiska. Om denna koordinering inte fungerar så finns en risk att OKR skapar splittring istället för fokus
• Medbestämmande att de som ska arbeta med OKR även har en möjlighet att vara med i sättandet av dem är nyckeln till att skapa engagemang med OKR

Korrekt satta Objectives och Key Results ska inte fånga varje detalj av varje aktivitet som utförs i en organisation, utan lyfta de mål och resultat som är i fokus för att driva tillväxt och förändring.

Precis som våra OKR inte berör rutiner som att sätta på datorn och svara på mail så berör de inte heller löpande arbete som att svara i telefon i en kundsupport, bibehålla trafiken till en webbplats eller att genomföra andra dagliga rutinuppgifter.

Detta medför att OKR för vissa delar av en organisation kan vara en väldigt liten del av en arbetsvardag medan det för i andra delar täcker merparten arbete som görs.

Lite förenklat kan man säga att OKR består av två saker, dels regler och förhållningssätt för hur mål ska tas fram och dels ett ramverk för hur man kan arbeta med mål i en organisation.

Att sätta Objectives i OKR

Ett objective kan jämställas med ett ambitiöst och inspirerande mål. Det ska staka ut riktning och ha en tydlig koppling till organisationens gemensamma mål och strategi.

Man brukar skilja på strategiska objectives som är de objectives som sätts på ledningsnivå utifrån organisationens strategi och taktiska objectives som sätts på division eller teamnivå och utgår från de strategiska.

Strategiska objectives sätts vanligtvis på årsbasis medan de taktiska justeras varje kvartal.

Här är några exempel på objectives:

• Kraftig tillväxt med bibehållen lönsamhet (Strategiskt objective)
• Stärk våra kundrelationer genom event (taktiskt i ett marknadsteam)
• Överraskande snabb ärendehantering (taktiskt i ett supportteam)

Bra objectives följer dessa enkla principer.

• Inspirerande Våra mål skall vara värda att kämpa, och komma till jobbet varje dag, för. Ett bra objective ska motivera och gärna fånga lite av organisationens kultur i sin formulering
• Ambitiösa Ett effektivt objective skall sikta mot stjärnorna och därigenom locka fram det bästa ur de som arbetar mot det
• Tydliga Objectives ska vara enkla att komma ihåg och gärna smarta men aldrig svårförståeliga. Man ska därför undvika interna förkortningar och luddiga målbilder som ‘Bättre protokollhantering för att förbättra Lighthouse score’ till fördel för ‘Blixtsnabba sidladdningar på hemsidan’ tex
• Tidsbestämda Ett objective sätts alltid för en specifik tidsperiod och även om man förlänger perioden och fortsätter använda samma objective så är det viktigt för tillhörande key results att man kan planera ut aktiviteter i ett tempo för att nå sitt mål till slutet av perioden

En konsekvens av dessa principer är att man alltid kan diskutera om man i själva verket uppnådde ett objective eller inte. Om man skiljer på strategiska och taktiska objectives så kan man säga att ett strategiskt objective ska peka ut en riktning snarare än ett slutmål och key results kopplade till detta visar hur långt man behöver ta sig under den kommande perioden.

Men i ett taktiskt objective så brukar man se det som att listan med key results är den faktiska definitionen av när ens objective är uppnått. Det vill säga, lyckas vi med alla våra key results och vi ändå inte kan säga att vi nådde vårt objective så har vi gjort något fel i hur vi satte vår OKR.

Som exempel kan vi se ett objective om ‘kraftig tillväxt med lönsamhet’. Om vi till detta objective endast har ett key result som avser tillväxt (35% tillväxt jämte föregående år) så kan vi uppnå detta, men då vi inte tagit hänsyn till lönsamhet är det inte säkert att vi uppnått vårt objective. Här skulle vi därför behöva komplettera med ett key result i stil med ‘Minst 20% lönsamhet i varje projekt’ för att vi skulle kunna se det som ett komplett OKR.

På detta vis är det vanligt att man konstruerar OKRer med ett kvantitetsresultat följt av ett kvalitétsmåt (som försäljning och lönsamhet). Andrew Grove beskrev detta som att mäta effekt och moteffekt – tillsammans kan ett sådant mätpar se till att man driver initiativ som långsiktigt gagnar verksamheten.

Att sätta Key Results i OKR

Om objectives är våra inspirerande och ambitiösa mål så är våra key results sättet som vi tar ned dem på jorden och gör dem mätbara på. Varje objective har 2-5 tillhörande key results och det är med dessa som vi – i mätbara termer – definierar vad vårt objective innebär.

Om vårt objective är att ‘krossa konkurrensen’ så kan våra key results vara ‘ta 5 kunder från vår största konkurrent’ och ‘8/10 föredrar vår produkt jämte konkurrentens’. Om vårt objective är ‘dominera media med vårt varumärke’ så kan våra key results vara ‘Nå 100k läsare genom media’ och ‘bli publicerade i sveriges fyra största tidningar inom vårt område’.

Att key results är mätbara gör dem inte oinspirerande – ofta har de en förmåga att kittla vår fantasi bara genom hur ambitiösa de är eller i hur de får oss att tänka i resultat istället för aktiviteter.

Bra key results följer dessa principer:

• Mätbara detta är egentligen det absolut mest centrala. Kan du inte mäta det, är det inte ett key result. Detta innebär att du nästan alltid hittar en siffra (eller en deadline) i ett key result
• Resultatfokuserade key results skall aldrig mäta aktiviteter, utan resultat. Detta är en utmaning när de sätts och ibland blir gränsen mellan aktivitet och resultat flytande
• Tydliga även key results behöver vara tydliga och inte öppna för tolkning. Ofta ger detta sig självt i och med deras mätbarhet men man ska alltid sträva efter att undvika tex ‘20% tillväxt’ till förmån för ‘20% ökad fakturering till nya kunder’ för att skapa klarhet
• Ambitiösa men nåbara Key results ska vara så ambitiösa att du bara räknar med kanske 50% sannolikhet att du når hela vägen redan när du sätter dem. Ett bra resultat är att du kommer 60-70% på vägen mot målet. De ska dock aldrig vara orealistiska eller ouppnåbara
• Kopplade till sitt objective ett key result får aldrig ‘hänga fritt’ utan skall ha en direkt koppling till sitt objective. Framgång i ett key result skall alltid betyda att man kommit närmare att uppnå sitt objective

Objectives & key results

Väl formulerade OKRer har en otrolig kraft i sig. De både inspirerar och lyfter blicken samtidigt som de visar på vägen för att faktiskt nå dessa oanade höjder. De är gärna även ett starkt uttryck för den organisation de kommer från vilket syns i orden som används tillsammans med innehållet i målen.

En organisation signalerar mycket genom att ha tex hållbarhet som ett strategiskt objective (Klimatneutrala 2023) eller varför inte kundupplevelsen i centrum (Branschens nöjdaste kunder). I andra organisationer kan det vara innovation (Ledande R&D inom vår bransch) eller försäljning (dominera vårt segment) som är fokus.

Vid sättning av OKRer kan det vara kraftfullt att tänka sig en framtid där man levererat max på alla sina key results tillhörande ett objective. Om man då kan säga att detta objective är uppnått kan man se att man har ett komplett OKR-set.

När man som team satt alla sina OKR (3-4 stycken) kan man ställa sig frågan ‘om verksamheten fortlöper som vanligt och teamet åstadkommer alla dessa resultat – är det möjligt och har vi gjort absolut max av vår potential denna perioden?’. Om svaret är ja på dessa frågor så har man hittat en lagom ambitionsnivå.

Med dessa principer bakom objectives och key results kan det verka som att det finns väldigt mycket att tänka på. Det fina med OKR är istället att det får väldigt små konsekvenser om man gör fel – och metoden är utformad för att man ska få en chans att konstant bli bättre på att skriva effektiva OKRer.

Då man löpande sätter, utvärderar och följer upp på sina OKR går det ganska snabbt för ett team att finna formen och man kommer även till insikt om att ovan principer inte är hämtade ur luften utan stöttar i arbetet med att få till effektiva målbilder.

Vanliga frågor och svar om OKR